Thứ năm, 14/09/2006, 09:17 GMT+7

Gmail là một dịch vụ thư điện tử miễn phí được Google bắt đầu cung cấp phiên bản Beta từ tháng 4/2004 được nhiều người sử dụng rộng rãi vì có nhiều tính năng hấp dẫn với dung lượng lưu trữ ban đầu là 1GB và đang tiếp tục tăng lên. Trong chuyên đề này sẽ hướng dẫn các bạn làm quen cách tạo và sử dụng một hộp thư điện tử Gmail tiếng Việt.

TẠO VÀ SỬ DỤNG HỘP THƯ GMAIL
Google cung cấp dịch vụ thư điện tử Gmail tại website: mail.google.com. Tại đây, bạn cần đăng ký với Gmail để được cấp một hộp thư điện tử cùng với một tài khoản để sử dụng hộp thư này. Tuy nhiên, trước khi có thể đăng ký và sở hữu hộp thư của Gmail bạn cần phải có một thư mời từ một tài khoản Gmail đã đăng ký sử dụng trước.
Nhận thư mời
Bạn có thể yêu cầu một người đang sử dụng Gmail gửi cho bạn một thư mời đến một địa chỉ thư điện tử mà bạn đang sử dụng.
Bạn mở thư mời này ra và nhấn chuột và liên kết đầu tiên trong thư để chấp nhận lời mời và được dẫn đến trang web đăng ký tài khoản Gmail.
Đăng ký tài khoản thư
Tại trang web đăng ký để tạo tài khoản thư trong Gmail, các bạn lần lượt nhập vào các thông tin yêu cầu. Nhớ nhấn nút “check availability” để kiểm tra tên truy nhập mà bạn vừa nhập vào đã có ai sử dụng chưa.
Tất cả các mục đều phải được khai báo, trừ các mục có ghi chữ option (tùy chọn) thì có thể khai báo hoặc không. Sau khi điền đầy đủ thông tin bạn nhấn nút “I accept. Create my  account”. Nếu khai báo thông tin đúng thì bạn sẽ được cấp một tài khoản và một địa chỉ email để sử dụng trong trang web của Gmail.
GIỚI THIỆU MÀN HÌNH LÀM VIỆC
Như vậy là các bạn đã sở hữu một tài khoản Gmail: tức là bạn đã có một địa chỉ email, một tên truy nhập và mật khẩu để khai báo khi vào sử dụng dịch vụ thư điện tử Gmail. Để bắt đầu sử dụng bạn truy cập vào địa chỉ: mail.google.com.
Bạn nhập tên tài khoản trong mục Username và mật khẩu cho mục Password để đăng nhập vào tài khoản Gmail vừa đăng ký với Google.
Để trang web hiển thị bằng tiếng Việt, bạn nhấn vào liên kết Setting (góc phải phía trên). Trong phần General, tại phần Language bạn chọn “tiếng Việt”, sau đó nhấn nút “Save Changes” (cuối cửa sổ) để lưu kết quả.
Chúng ta nhận thấy màn hình làm việc của chương trình quản lý thư trong Gmail cũng tương tự như những chương trình web mail khác. Nếu bạn là người sử dụng lần đầu thì bạn cần tìm hiểu một số chức năng của hộp thư.
Cột bên trái bao gồm các chức năng chính của hộp thư như: Viết thư, Hộp thư đến, Thư đã gửi, Thùng rác và đặc biệt là chức năng kiểm soát thư rác – Spam. Đây là nơi sẽ chứa các email mà Gmail hoặc người chủ tài khoản nhận định đó là thư rác. Các thư này sẽ được tự động xóa sau 30 ngày tạm lưu giữ tại đây.
Phần màn hình chính dành liệt kê danh sách các email gửi đến hộp thư này. Để xem và làm việc với thư nào ta bấm vào dòng chứa thư đó. Những thư chưa xem sẽ thể hiện đậm hơn để dễ phân biệt. Cuối mỗi tiêu đề thư sẽ thể hiện ngày giờ nhận thư và biểu tượng kẹp giấy để cho ta biết thư này có gửi kèm theo tập tin hay không
Phía trên danh sách thư có mục chọn thư cho phép bạn chọn nhiều thư theo từng tiêu chí như: Thư đã đọc, thư chưa đọc, thư có đánh dấu sao…Sau khi chọn xong bạn có thể bấm nút lưu trữ để đưa các thư được chọn ra khỏi danh sách các thư đang chứa trong hộp thư đến hoặc nhấn nút Báo cáo spam để chuyển các thư trên sang mục Spam ở cột bên trái.
QUẢN LÝ THƯ TRONG GMAIL
So với các dịch vụ thư điện tử khác, Gmail có cơ chế quản lý thư khá độc đáo. Bạn không cần thường xuyên phải xóa thư hoặc sắp xếp thư của mình. Các thư được nhóm theo ngữ cảnh và đặc biệt là khả năng tìm kiếm thư nhanh vốn là thế mạnh của Google.
Soạn và gửi thư
Để soạn thư mới để gửi đi, bạn nhấn vào “Viết thư” (góc trên trái) và điền vào các thông tin yêu cầu và nội dung bức thư.
Nhập địa chỉ mail người nhận trong mục Tới
Nhập chủ để thư
Để đính kèm tập tin trong thư bạn chọn liên kết “Đính kèm tệp” - Chỉ ra tên tập tin cần gửi - Chọn và bấm nút Open
Nhập, định dạng nội dung thư
Để kiểm tra chính tả nội dung thư bằng tiếng Việt, bạn bấm liên kết “kiểm tra chính tả”. Những từ nghi ngờ sai sẽ được tô màu vàng.
Bạn nhấn vào “Gửi” để Gmail gửi thư này đến địa chỉ bạn đã điền trong mục Tới
Nút Lưu bây giờ cho bạn lưu thư đang soạn nhưng không gửi.
Nút Hủy sẽ hủy bỏ thư đang soạn
Tìm kiếm thư
Nhập từ khóa cần tìm vào ô tìm kiếm, nhấn vào nút Tìm kiếm thư. Kết quả nếu có sẽ liệt kê cửa sổ bên dưới.
Trong trường hợp muốn tìm kiếm với nhiều điều kiện phức tạp hơn ta chọn liên kết "Hiển thị tùy chọn tìm kiếm" . Nhập vào các thông tin yêu cầu tương ứng rồi bấm nút "Tìm kiếm thư".
Để tắt các tùy chọn tìm kiếm bạn chọn liên kết "Giấu tùy chọn tìm kiếm"
THIẾT LẬP MỘT SỐ TÙY CHỌN CỦA HỘP THƯ
Phần thiết lập một số tùy chọn của hộp thư Gmail cũng cung cấp cho bạn nhiều tiện ích thú vị. Để khai báo các tùy chọn này bạn chọn liên kết Cài đặt  nằm ở góc trên bên phải của cửa sổ làm việc. Có khá nhiều tính năng cho bạn khám phá trong mục này, nếu bạn mới lần đầu sử dụng dịch vụ Gmail thì bạn chỉ cần một số chọn lựa sau:

Bật tắt hiển thị ngôn ngữ tiếng Việt

Tạo chữ ký ở cuối thư

Tạo một nhãn cho thư

Chuyển tiếp thư đến một tài khoản mail khác
Bật tắt hiển thị ngôn ngữ tiếng Việt
Trong thẻ Chung, ở mục "Hiển thị ngôn ngữ Gmail" bạn chọn drop box. Chọn tên ngôn ngữ bạn muốn hiển thị. Đây là phần mà ta đã thực hiện khi vừa đăng ký tài khoản Gmail và chuyển ngôn ngữ hiển thị từ tiếng Anh (mặc định) sang tiếng Việt. Bấm chọn "Lưu thay đổi".
 

Tạo chữ ký cuối thư

Trong thẻ Chung, ở mục Chữ ký, bạn chọn khung hình chữ nhật

Nhập nội dung của chữ ký cuối thư.

Bấm chọn Lưu thay đổi
Tạo nhãn cho thư
Nhãn thư có ý nghĩa gần giống với thư mục để bạn có thể chuyển một nhóm thư có cùng mối liên quan nào đó với nhau chứa trong nhãn này với mục đích thuận tiện việc phân loại và sử dụng.

Trong thẻ Nhãn, nhập tên nhãn trong ô Tạo một nhãn mới

Bấm vào nút Tạo.

Trên nhãn đã tạo, bạn có thể chọn các liên kết tương ứng để đổi tên nhãn hoặc xóa chúng.

Để dán nhãn cho một thư, bạn đánh dấu chọn thư đó. Trong ô “Các tác vụ khác…” click mũi tên xuống và chọn một nhãn để áp dụng cho thư này.

Phân loại thư bằng nhãn khác với thư mục ở chỗ bạn có thể dán nhiều nhãn cho một thư, thay vì bị buộc phải chọn một thư mục duy nhất cho thư; hơn nữa, bạn có thể tìm thư theo nhãn của nó
Chuyển tiếp thư đến một tài khoản mail khác

Bạn chọn thẻ Chuyển tiếp và POP

Trong mục Chuyển tiếp, bạn đánh dấu chọn cho mục Chuyển tiếp một bản sao của thư đến tới, nhập vào địa chỉ Email nào đó của bạn để nhận thư chuyển đến. Phần khai báo kế bên để cho bạn quyết định xử lý những thư đã chuyển như thế nào. Ví dụ: Lưu 1 bản sao hay chuyển vào thùng rác
MỘT SỐ ƯU ĐIỂM CỦA HỘP THƯ GMAIL
Việc sử dụng Gmail nhìn chung cũng giống như các dịch vụ mail khác. Tuy nhiên dịch vụ thư điện tử Gmail có một số ưu điểm đáng chú ý sau:

Tích hợp sẵn công cụ tìm kiếm thư rất nhanh: các thư đã gởi hoặc nhận do tìm kiếm nhanh nên bạn không cần cấu trúc folder để lưu thư theo phân loại.

Tự động sắp xếp các cuộc đàm luận: Gmail tự động nhóm thư gốc do bạn gởi đi cùng với tất cả các thư hồi âm của nó và được hiển thị dưới “một cuộc đàm luận”. Khi bạn chọn một thư trong cuộc đàm luận thì tất cả các thư liên quan khác cũng được trình bày theo kiểu xếp chồng trong một màn hình, rất thuận tiện để theo dõi nắm bắt nội dung.

Quảng cáo được sắp xếp hợp lý: sử dụng các dịch vụ của Google nói chung và Gmail nói riêng bạn sẽ không bị quấy rầy bởi các banner quảng cáo như những dịch vụ mail khác.

Dung lượng lưu trữ hơn 2500 MB và sẽ còn tiếp tục tăng, giúp bạn không phải xoá bất cứ thư nào.

Chức năng lọc spam khá tốt: Gmail sẽ tự động đưa các thư bị cho là Spam vào thư mục Spam và lưu trong 30 ngày.
TÓM TẮT
Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ thư điện tử Gmail

Dịch vụ thư điện tử miễn phí, dung lượng  lớn, giao diện tiếng Việt

Phải có thư mời từ một tài khoản Gmail để đăng ký sử dụng dịch vụ

Đăng ký và sử dụng dịch vụ tại website: mail.google.com
Một số tính năng nổi bật:

Tích hợp công cụ tìm kiếm mạnh

Dán nhãn cho thư để thuận tiện phân loại và tìm kiếm

Tự động nhóm các thư liên quan thành một cuộc đàm luận

Lọc thư rác khá tốt
KẾT THÚC
Ngày nay, thư điện tử đã trở thành một phương tiện trao đổi thông tin quan trọng và không thể thiếu đối với nhiều người, vì tính chất dễ sử dụng, không phụ thuộc vào không gian và thời gian của thư điện tử. Với nhiều tính năng nổi bật, Gmail đã ngày càng được nhiều người chọn sử dụng.

Sưu tầm